Obchodní podmínky služby INVOICO

Poslední aktualizace: 25. 3. 2026

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „Podmínky") upravují práva a povinnosti mezi provozovatelem služby INVOICO a uživateli, kteří službu využívají.

1.2. Provozovatel:

• Apertia Robotics s.r.o., IČO: 22233270
• Sídlo: Matěje Koštíře 269, Sedlčánky, 250 88 Čelákovice
• E-mail: info@invoico.cz
• Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze.

1.3. Služba INVOICO (dále jen „Služba") je webová SaaS aplikace dostupná prostřednictvím internetového prohlížeče, určená ke zpracování přijatých faktur. Služba umožňuje zejména nahrávání faktur ve formátu PDF, automatické vytěžování údajů pomocí technologie AI/OCR, jejich ruční kontrolu a opravu, interní schvalovací workflow a export účetních dat.

1.4. Služba je určena jak podnikajícím fyzickým a právnickým osobám (B2B), tak spotřebitelům (B2C). Ustanovení těchto Podmínek týkající se spotřebitelů se vztahují výhradně na uživatele, kteří jednají mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo mimo rámec samostatného výkonu svého povolání.

1.5. Registrací účtu a/nebo započetím používání Služby uživatel potvrzuje, že se s těmito Podmínkami seznámil a souhlasí s nimi.

2. Definice pojmů

Pro účely těchto Podmínek se rozumí:

• Uživatel – fyzická nebo právnická osoba, která se zaregistrovala a používá Službu; zahrnuje spotřebitele i podnikající osoby.
• Spotřebitel – uživatel, který je fyzickou osobou a jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo mimo rámec samostatného výkonu svého povolání.
• Workspace – sdílený pracovní prostor v rámci Služby, ke kterému mohou být přiřazeni další uživatelé a firmy.
• Owner – uživatel, který Workspace založil; má plná oprávnění ke správě Workspace, billingu, firem a uživatelů.
• Admin – uživatel s rozšířenými oprávněními ke správě provozních záležitostí Workspace.
• Member – uživatel s oprávněním k práci s fakturami (nahrávání, kontrola, editace, schválení, export) bez plného přístupu ke správě billingu a Workspace.
• Firma – subjekt (právnická nebo fyzická osoba podnikající) evidovaný v rámci Workspace, jehož faktury jsou prostřednictvím Služby zpracovávány.
• Faktura – účetní doklad ve formátu PDF nahraný uživatelem do Služby za účelem zpracování.
• AI/OCR zpracování – automatizovaný proces vytěžování dat z nahraných faktur s využitím technologie umělé inteligence a optického rozpoznávání znaků.
• Nabitý zůstatek / peníze ve Workspace – předplacené peněžní prostředky nabité uživatelem do Workspace, ze kterých je následně hrazena cena za úspěšně zpracované faktury.

3. Registrace a uživatelský účet

3.1. Pro využívání Služby je nutné vytvořit uživatelský účet prostřednictvím registračního formuláře na webových stránkách Služby.

3.2. Při registraci je uživatel (Owner) povinen uvést pravdivé a úplné údaje, zejména jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo.

3.3. Součástí registrace je ověření e-mailové adresy a telefonního čísla prostřednictvím ověřovacího kódu (SMS). Účet je plně aktivován až po úspěšném dokončení obou ověření.

3.4. Uživatel je povinen chránit přístupové údaje ke svému účtu a nesdílet je s třetími osobami. Za veškeré aktivity provedené prostřednictvím účtu odpovídá uživatel, který je držitelem přístupových údajů.

3.5. Owner může do Workspace přizvat další uživatele (Admin, Member) prostřednictvím e-mailové pozvánky. Pozvánka obsahuje odkaz pro registraci nebo přihlášení. Pozvaný uživatel se stává členem Workspace po přijetí pozvánky.

3.6. Provozovatel si vyhrazuje právo odmítnout registraci nebo zablokovat účet uživatele, který porušuje tyto Podmínky.

4. Popis Služby a její funkcionality

4.1. Služba poskytuje následující hlavní funkcionality:

• Nahrávání faktur – uživatel nahraje přijatou fakturu ve formátu PDF do Služby.
• AI/OCR vytěžování dat – Služba automaticky zpracuje nahranou fakturu a extrahuje z ní klíčové údaje (dodavatel, odběratel, číslo faktury, data, částky, DPH, variabilní symbol, měna, položky faktury a další).
• Kontrola a editace – uživatel zkontroluje vytěžená data a případně je ručně opraví nebo doplní.
• Schvalovací workflow – interní proces schválení faktury v rámci Workspace.
• Export dat – export strukturovaných účetních dat pro import do účetního systému uživatele.
• Správa firem – evidence a správa více firem v rámci jednoho Workspace.
• Správa uživatelů – Owner a Admin mohou spravovat členy Workspace, přidělovat role a oprávnění.
• Doplnění údajů z ARES – u českých firem Služba umožňuje automatické doplnění údajů (název, adresa, DIČ) na základě IČO z registru ARES.

4.2. Služba je poskytována „tak jak je" (as is) a „dle dostupnosti" (as available). Provozovatel vyvíjí přiměřené úsilí k zajištění dostupnosti a funkčnosti Služby, avšak nezaručuje nepřetržitou a bezchybnou dostupnost.

4.3. Provozovatel si vyhrazuje právo Službu kdykoli upravit, rozšířit, omezit nebo dočasně přerušit, zejména z důvodu údržby, aktualizací nebo zajištění bezpečnosti.

5. AI/OCR zpracování a jeho omezení

5.1. Transparentnost AI systému: Služba využívá automatizovaný systém umělé inteligence a optického rozpoznávání znaků (OCR) pro vytěžování dat z nahraných faktur. Uživatel bere na vědomí, že zpracování provádí výhradně automatizovaný systém, nikoli člověk.

5.2. Uživatel bere výslovně na vědomí a souhlasí s tím, že:

• AI/OCR systém může generovat nepřesné, neúplné nebo chybné výstupy.
• Vytěžená data vyžadují vždy kontrolu a případnou opravu ze strany uživatele.
• Provozovatel nezaručuje 100% přesnost ani úplnost automaticky vytěžených údajů.
• Kvalita výstupů závisí mimo jiné na kvalitě a čitelnosti nahraného dokumentu.

5.3. Uživatel je povinen vytěžené údaje před jejich dalším použitím (zejména před exportem do účetního systému) zkontrolovat. Provozovatel nenese odpovědnost za důsledky použití nezkontrolovaných nebo neopravených dat.

5.4. AI/OCR zpracování nepředstavuje účetní, daňovou ani právní službu. Služba neposkytuje žádné účetní, daňové ani právní poradenství.

6. Workspace, role a spolupráce

6.1. Po registraci Owner založí Workspace a přidá do něj alespoň jednu Firmu. V rámci Workspace je možné spravovat více Firem.

6.2. Owner může do Workspace pozvat další uživatele a přidělit jim role:

• Owner – plná správa Workspace, billingu, firem a uživatelů. V každém Workspace existuje právě jeden Owner.
• Admin – správa většiny provozních záležitostí Workspace s výjimkou některých oprávnění vyhrazených Ownerovi.
• Member – práce s fakturami (nahrávání, kontrola, editace, schválení, export) bez přístupu ke správě billingu a pokročilým nastavením Workspace.

6.3. Owner odpovídá za aktivity všech uživatelů, které do Workspace přizval, a za řádné nastavení jejich oprávnění.

6.4. Pozvánky do Workspace jsou zasílány e-mailem. Provozovatel neodpovídá za nedoručení pozvánky způsobené chybně zadanou e-mailovou adresou nebo nastavením e-mailového klienta příjemce.

7. Cena a platební podmínky

7.1. Služba využívá předplacený model účtování vázaný na Workspace. Uživatel si nejprve dobije peněžní prostředky do Workspace a z těchto prostředků je následně hrazena cena za úspěšně zpracované faktury. Billing je vázán na Workspace, nikoli na jednotlivého uživatele.

7.2. Bezplatný balíček: Prvních 3 faktury zpracované v rámci nového Workspace jsou zdarma.

7.3. Po vyčerpání bezplatného limitu se cena za každou další úspěšně zpracovanou fakturu odečítá z nabitého zůstatku Workspace dle aktuálního ceníku zveřejněného na webových stránkách Služby.

7.4. Veškeré ceny jsou uvedeny včetně DPH, není-li výslovně uvedeno jinak. U podnikajících osob může být cena uvedena i bez DPH s uvedením příslušné sazby.

7.5. Dobití peněžních prostředků do Workspace probíhá bezhotovostně prostřednictvím platební brány Stripe. Platební karta uživatele je uložena výhradně u poskytovatele platebních služeb Stripe; Provozovatel platební údaje karty neukládá a nemá k nim přístup.

7.6. Správa platební metody, historie plateb a fakturačních údajů probíhá prostřednictvím externího zákaznického portálu Stripe.

7.7. Cena za zpracování faktury se odečítá pouze za úspěšně zpracovanou fakturu. Pokud zpracování faktury selže ještě před úspěšným dokončením, cena za takové zpracování se z nabitého zůstatku neodečte.

7.8. Uživatel může ve Službě volitelně zapnout automatické dobíjení. V takovém případě se Provozovatel pokusí při poklesu zůstatku pod uživatelem nastavený limit dobít další částku z uložené platební metody.

7.9. Pokud Workspace po vyčerpání bezplatného limitu nemá dostatečný nabitý zůstatek a automatické dobíjení není nastaveno nebo se nezdaří, je Provozovatel oprávněn omezit nebo dočasně pozastavit další zpracování faktur do doby dalšího dobití.

7.10. Provozovatel si vyhrazuje právo ceník upravit. O změně ceníku bude uživatel informován alespoň 30 dní předem prostřednictvím e-mailu nebo oznámením v rámci Služby. Změna ceníku se nedotkne již úspěšně zpracovaných faktur odečtených podle předchozího ceníku.

8. Odstoupení od smlouvy (spotřebitelé)

8.1. Spotřebitel má právo odstoupit od smlouvy uzavřené distančním způsobem bez udání důvodu ve lhůtě 14 dnů ode dne uzavření smlouvy.

8.2. Služba INVOICO má povahu digitálního obsahu, resp. digitální služby. Pokud spotřebitel výslovně souhlasí se zahájením poskytování Služby před uplynutím lhůty pro odstoupení, bere na vědomí, že tím ztrácí právo na odstoupení od smlouvy v rozsahu již poskytnutého plnění (tj. v rozsahu již úspěšně zpracovaných faktur odečtených z nabitého zůstatku).

8.3. Pro uplatnění práva na odstoupení od smlouvy může spotřebitel využít formulář dostupný na vyžádání na e-mailu info@invoico.cz nebo odeslat jednoznačné prohlášení o odstoupení na tutéž adresu.

8.4. V případě platného odstoupení Provozovatel vrátí spotřebiteli uhrazené platby, snížené o hodnotu již čerpaného plnění, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 14 dnů od doručení oznámení o odstoupení.

9. Odpovědnost uživatele

9.1. Uživatel nese plnou odpovědnost za:

• Pravdivost a správnost údajů zadaných při registraci a v rámci používání Služby.
• Obsah faktur a dalších dokumentů nahraných do Služby.
• Kontrolu a ověření údajů vytěžených AI/OCR systémem před jejich dalším použitím.
• Řádné nastavení rolí a oprávnění uživatelů ve svém Workspace (platí pro Ownera).
• Zabezpečení přístupových údajů ke svému účtu.
• Dodržování platných právních předpisů při používání Služby, včetně daňových a účetních předpisů.

9.2. Uživatel bere na vědomí, že Služba je nástrojem pro podporu zpracování faktur a nenahrazuje odborné účetní, daňové ani právní poradenství.

10. Omezení odpovědnosti Provozovatele

10.1. Provozovatel neposkytuje žádné výslovné ani implicitní záruky ohledně funkčnosti, dostupnosti, přesnosti výstupů AI/OCR nebo vhodnosti Služby pro konkrétní účel uživatele.

10.2. V maximálním rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy Provozovatel neodpovídá zejména za:

• Škody vzniklé v důsledku nepřesného, neúplného nebo chybného vytěžení údajů AI/OCR systémem.
• Škody vzniklé v důsledku rozhodnutí učiněných uživatelem na základě výstupů Služby.
• Ušlý zisk, ztrátu dat, ztrátu příležitosti či nepřímé nebo následné škody.
• Škody vzniklé v důsledku použití nezkontrolovaných nebo neopravených vytěžených dat.
• Škody vzniklé v důsledku neoprávněného přístupu k účtu uživatele způsobeného nedostatečným zabezpečením přístupových údajů.
• Technické výpadky, nedostupnost Služby nebo ztrátu dat způsobenou okolnostmi mimo přiměřenou kontrolu Provozovatele.

10.3. Pokud by Provozovatel i přes výše uvedená ustanovení nesl odpovědnost za újmu, sjednává se, že celková náhrada škody je omezena na částku, kterou uživatel za Službu skutečně uhradil v posledních 6 měsících před vznikem škody, maximálně však do výše 10 000 Kč.

10.4. Omezení odpovědnosti dle tohoto článku se neuplatní v rozsahu, v jakém by bylo v rozporu s kogentními ustanoveními právních předpisů (zejména na ochranu spotřebitele), a dále v případě úmyslně způsobené újmy nebo újmy způsobené hrubou nedbalostí.

11. Přijatelné užití Služby

11.1. Uživatel se zavazuje používat Službu v souladu s těmito Podmínkami a platnými právními předpisy.

11.2. Uživatel zejména nesmí:

• Používat Službu k protiprávní činnosti nebo v rozporu s dobrými mravy.
• Nahrávat do Služby dokumenty obsahující škodlivý kód (malware, viry apod.).
• Pokoušet se o neoprávněný přístup k systémům Provozovatele, účtům jiných uživatelů nebo k datům jiných Workspace.
• Provádět automatizovaný sběr dat, scraping nebo jiné automatizované přístupy nad rámec běžného používání Služby.
• Obcházet bezpečnostní mechanismy nebo omezení Služby.
• Nahrávat dokumenty, jejichž zpracováním by docházelo k porušení práv třetích osob.
• Zneužívat bezplatný balíček opakovaným vytvářením Workspace za účelem obcházení platebních povinností.

11.3. Provozovatel si vyhrazuje právo okamžitě omezit, pozastavit nebo zrušit účet uživatele, který tyto Podmínky poruší, a to bez nároku na náhradu škody.

12. Práva duševního vlastnictví

12.1. Veškerá práva duševního vlastnictví ke Službě, včetně softwaru, grafického designu, obchodních značek, názvů, log a dalších prvků, náleží Provozovateli nebo jeho poskytovatelům licencí.

12.2. Uživateli vzniká uzavřením smlouvy nevýhradní, nepřenosné a časově omezené právo užívat Službu v rozsahu stanoveném těmito Podmínkami.

12.3. Uživatel zůstává vlastníkem veškerých dokumentů a dat, které do Služby nahraje. Provozovatel nezískává k těmto dokumentům a datům žádná vlastnická ani licenční práva nad rámec oprávnění nezbytných pro poskytování Služby.

13. Doba trvání a ukončení smlouvy

13.1. Smlouva je uzavřena na dobu neurčitou okamžikem dokončení registrace a akceptace těchto Podmínek.

13.2. Uživatel může smlouvu kdykoli vypovědět zrušením svého účtu prostřednictvím nastavení v rámci Služby nebo zasláním žádosti na e-mail info@invoico.cz. Výpověď nabývá účinnosti okamžikem zrušení účtu, avšak nemá vliv na povinnost uhradit již vzniklé závazky.

13.3. Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 30 dnů, přičemž o výpovědi bude uživatel informován e-mailem. Provozovatel může smlouvu vypovědět bez výpovědní doby v případě závažného porušení těchto Podmínek uživatelem.

13.4. Po ukončení smlouvy bude účet uživatele deaktivován. Uživatel si může před ukončením exportovat svá data. Po deaktivaci budou data uživatele uchovávána po dobu nezbytnou pro splnění právních povinností Provozovatele a poté budou smazána.

14. Reklamace a vyřizování stížností

14.1. Případné reklamace, podněty nebo stížnosti může uživatel zaslat na e-mail info@invoico.cz.

14.2. Provozovatel reklamace vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů ode dne jejich uplatnění.

14.3. O způsobu vyřízení reklamace bude uživatel informován e-mailem.

15. Mimosoudní řešení sporů

15.1. V případě, že mezi Provozovatelem a spotřebitelem dojde ke sporu, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou, může se spotřebitel obrátit na subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů:

• Česká obchodní inspekce
• Ústřední inspektorát – oddělení ADR
• Štěpánská 567/15, 120 00 Praha 2
• Web: www.coi.cz/informace-o-adr/
• E-mail: adr@coi.cz

15.2. Spotřebitel může rovněž využít platformu pro řešení sporů online (ODR) provozovanou Evropskou komisí na adrese: https://ec.europa.eu/consumers/odr.

16. Ochrana osobních údajů

16.1. Provozovatel zpracovává osobní údaje uživatelů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

16.2. Podrobné informace o zpracování osobních údajů, právních základech zpracování, kategorií zpracovávaných údajů, příjemcích údajů a právech subjektů údajů jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady zpracování osobních údajů, který je nedílnou součástí těchto Podmínek.

16.3. Uživatel bere na vědomí, že nahráváním faktur do Služby může dojít ke zpracování osobních údajů třetích osob (např. údaje o dodavatelích, kontaktních osobách na fakturách). Uživatel odpovídá za to, že takové zpracování je v souladu s platnými předpisy na ochranu osobních údajů.

17. Transparentnost umělé inteligence (AI Act)

17.1. V souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) o umělé inteligenci (AI Act) Provozovatel informuje, že:

• Služba využívá systém umělé inteligence pro automatizované vytěžování dat z nahraných dokumentů.
• Uživatel je vždy informován, že zpracování probíhá automatizovaným systémem.
• AI systém neprovádí žádná právně závazná rozhodnutí; veškeré vytěžené údaje podléhají kontrole a schválení uživatelem.
• Výstupy AI mohou obsahovat nepřesnosti nebo chyby a vyžadují lidskou kontrolu.

18. Změny Podmínek

18.1. Provozovatel si vyhrazuje právo tyto Podmínky kdykoli upravit.

18.2. O změnách bude uživatel informován prostřednictvím e-mailu nebo oznámením v rámci Služby nejméně 14 dní před nabytím účinnosti změn.

18.3. Pokud uživatel se změnami nesouhlasí, má právo smlouvu vypovědět před nabytím účinnosti změn. Pokračováním v užívání Služby po nabytí účinnosti změn uživatel vyjadřuje souhlas s novým zněním Podmínek.

19. Rozhodné právo a příslušnost soudů

19.1. Tyto Podmínky a veškeré právní vztahy mezi Provozovatelem a uživatelem se řídí právním řádem České republiky.

19.2. Pro rozhodování sporů jsou příslušné soudy České republiky.

19.3. Tím nejsou dotčena práva spotřebitele vyplývající z obecně závazných právních předpisů, zejména právo na určení příslušnosti soudu dle místa bydliště spotřebitele.

20. Závěrečná ustanovení

20.1. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení těchto Podmínek neplatným nebo nevymahatelným, nedotýká se to platnosti ostatních ustanovení. Neplatné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, jehož smysl se neplatnému ustanovení co nejvíce přibližuje.

20.2. Tyto Podmínky nabývají účinnosti dnem 23. 3. 2026.

20.3. Kontakt pro dotazy k těmto Podmínkám: info@invoico.cz.